HiQ:n helmikuun Teams-webinaarissa pohdittiin, milloin Teamsin käyttöönotto kannattaa tehdä ja jaettiin vinkkejä nykyisille käyttäjille. Webinaarin asiantuntijoina toimivat Kirsi Karhula ja Aki Stenman HiQ:lta.
Mikä on Microsoft Teams?
Microsoft Teams on keskustelupohjainen ryhmätyöväline pienille ja keskisuurille yhteisöille ja projekteille. Käytännössä Teams-palvelu kokoaa monipuolisen valikoiman Office 365 -asioita yhden käyttöliittymän alle: on pikaviestintää, kokouksia, dokumenttien jakamista, tehtävien hallintaa ja niin edelleen.
Teamsin käyttöönotto on tullut ajankohtaiseksi monissa organisaatiossa, sillä ratkaisu monipuolistuu koko ajan. Skype on jo täysin integroitu Teamsiin, ja Teams Online Meetings korvaa lähitulevaisuudessa Skypen. Teams myös mahdollistaa ulkopuolisten käyttäjien kutsumisen ryhmään. Kuka tahansa, jolla on Azure AD -tili tai muu sähköpostitili (Outlook, Gmail) voidaan liittää Teamsiin, jos organisaation tieturva sen sallii.
Pitäisikö klassinen tiimisivusto korvata Teamsilla?
Jos nykyisillä tiimisivustoilla on paljon työnkulkuja ja hakunäkymiä, nämä räätälöinnit eivät suoraan käänny moderniin SharePointiin ja sitä kautta Teamsiin. Esimerkiksi alisivustot ovat teknisesti olemassa, mutta niiden hyödyntäminen välilehdillä on hankalaa. Käytännössä voidaan joutua muuttamaan klassisia tiimisivustoja Office 365 groupeiksi. Sen jälkeen kysymys kuuluukin, halutaanko samalla siirtyä Office 365 groupien käyttöön ja jatketaanko SharePointin klassisella mallia.
Koska Teams tulee joka tapauksessa Skypen tilalle chattaily- ja kokousjärjestelmäksi, nyt olisi tarjolla looginen ja luonteva vaihe siirtyä sen käyttöön. Jos Teamsin ottaa käyttöön Skypen sijaan, samalla kannattaa ottaa myös muita kollaboraatiotyökaluja.
Teamsin käyttöönotto
- Järjestelmänvalvoja tekee käyttöönoton Office 365 -hallintakeskuksesta.
- Jokainen Teams on oma sivustokokoelmansa.
- Teams-mallipohjia voi luoda, mutta monesti tiimit rakentavat tiimin omien tarpeidensa mukaan.
- Teamseja voi luoda myös provisointityökalulla yrityksen governance-käytäntöjen mukaan.
- Vanhat SharePoint-sivustot voi liittää Groupsiin ”Groupify”-toiminnolla jolloin Office 365 -tenantiin syntyy sitä vastaava group. Sen jälkeen voi luoda tiimin.
Vinkkejä Teamsin käyttöön uusille ja kokeneemmille käyttäjille
Teamsissa yksi tiimi on yksi Office 365 group eli käyttäjäoikeuskokonaisuus. Teamsiin jaettu sisältö on kaikkien jäsenten editoitavissa. Tiimin alla ovat kanavat eri aihealueille. Tiimi voi mukauttaa Teamsin juuri omaan tarpeeseen. Tarjolla on selain-, työpöytä- ja mobiilisovellus.
Tiimien luonti
- Voit valita, onko tiimi yksityinen vai julkinen. Julkiset näkyvät hauissa. Koko organisaatio tarkoittaa, että kaikki organisaation jäsenet lisätään automaattisesti. On näppärää, että voi luoda tiimin olemassa olevan Office 365 -organisaation päälle.
Tiimien kanavat
- Eri aihealueille kannattaa perustaa omat kanavat. Käyttäjä voi itse valita seuraamansa suosikkitiimit.
- Tiedostot-välilehti tarkoittaa yhtä SharePoint-kansiota. Se voidaan avata myös SharePointissa.
- Voit lisätä kanavalle sekä sisäisiä että ulkoisia järjestelmiä eri välilehtiin - esim. urlin avulla minkä tahansa web-sivuston.
Asetukset
- Säädä ilmoitukset sellaisiksi, etteivät ne häiritse työntekoa.
Keskustelu
- Yhteystiedoista pystyt näkemään tietyn henkilön organisaatiotiedot.
- Keskustelussa onnistuvat samat toiminnot kuin Skypessä.
- Tiimitason jutustelu on siirtymässä Yammerista Teamsiin, vaikka Yammer ei olekaan katoamassa.
Jaetut lomakkeet
- Jos haluat kerätä esimerkiksi käyttäjätunnushakemukset koostetusti, kannattaa hyödyntää tiimisivuston jaettua Forms-lomaketta, jonne kukin voi täyttää tietonsa.
- Flown avulla voi määritellä, että lomakkeen täyttämisestä lähtee ilmoitus tiettyihin sähköposteihin tai keskusteluvälilehdelle.
Kokoukset
- Skype-kokoukseen voi liittyä Teamsin kautta.
- Aikataulutuksen voi tehdä Teamsissa. Valitse, onko kokous tietyllä kanavalla vai kutsutko osallistujat erikseen.
- Kokoukseen tulee automaattisesti keskustelu, jossa voi olla 250 osallistujaa. Kaikki kokousnauhoitukset tallentuvat Streamiin, joka on nykyinen videotallennuspaikka.
Miten voi estää, ettei organisaatiossa luoda turhia tai päällekkäisiä tiimejä?
- Yksi tiimi on Office 365 -ryhmä. Tiimillä on samat käyttöoikeudet kuin ryhmällä, eli näillä käyttöoikeuksilla rajoitetaan myös tiimien luontia.
- Perustamisoikeus voidaan antaa esimerkiksi tilauslomakkeen kautta. Tällöin esimerkiksi tilaajan esimies hyväksyy tiimin tai groupin perustamisen.
- Kannattaa hyödyntää automatiikkaa, niin työkuorma kevenee.
Ulkopuolisten käyttäjien kutsuminen
- Järjestelmänvalvojan pitää sallia ulkopuolisten käyttäjien pääsy tenant-tasolla sekä Office 365 Groupsin ja Teamsin asetuksista.
Ilmoittaudu kevään Office 365 webinaareihin!
