Search:

OFFICE 365 -ANALYTIIKKA JA KÄYTÖN SEURAAMINEN

Office 365 -analytiikka ja käytön seuraaminen

HiQ:n helmikuun webinaarin aiheena oli analytiikka ja raportit Office 365:ssä. Millaisia tietoja sivuston käytössä on saatavissa ja miten niitä voidaan hyödyntää? Tietoiskun asiantuntijoina toimivat Jukka Kumpula ja Kirsi Karhula HiQ:lta.

Office 365 -raportteja on saatavissa sekä Admin-portaalin kautta (vain admin-käyttäjille) sekä SharePoint-sivustoraportteina (tavallisille SharePoint-sivuston käyttäjille). 

Office 365 Admin -raportit

Admin-raportteihin pääsee käsiksi Office 365:n Admin-portaalin kautta. Monille ovat tuttuja käyttöraportit, mutta saatavilla on myös audit log - ja active sites -raportteja SharePoint- ja Security & Compliance -admin-keskuksissa.

  • Palveluiden käyttöraportit (Reports - Usage - Site Usage) tarjoavat perustietoa sivuston käytöstä
    • Palveluiden käyttöasteiden muutokset
    • Mobiilikäyttöjärjestelmien suhteellinen osuus sivuston käytöstä
    • Suosituimmat SharePoint -sivustot ja tallennustilan käyttö

Esimerkki hyödyllisestä hausta on etsiä aktiiviset sivustot parin kuukauden ajalta: 

Page Views, valitse sort descending —> ylhäällä näkyvät sivustot, joita on katsottu eniten.

  • Audit log ja Active sites ovat uudempia tapoja saada tietoa.
    • Audit log -raportit löytyvät Security & Compliance -nimisestä admin-keskuksesta. Admin keskukseen pääsee vain Global Admin- tai Security & Compliance Center roolin omaavat käyttäjät. Sen lisäksi oikeuksia voi antaa myös eritellymmin kyseisestä admin portaalista. Logging-ominaisuus täytyy asettaa päälle jo ennakkoon, jotta logeja alkaa kertymään. Päälle asettaminen tapahtuu suoraan Audit log search sivulta.
      • Search & investigation -valikosta voi ”Audit log search” -haulla nähdä käyttäjät, jotka ovat katsoneet tiettyjä sivustoja. Esimerkiksi uutisten katselukerrat voivat olla mielenkiintoisia pääkäyttäjille. Logista voi olla kuitenkin hankala laskea yhteismääriä. HiQ voi auttaa tässä ja tuoda toivotut yhteenvedot raportista katsottaviksi esimerkiksi intranet-sivulle. 
      • Samalta hakusivulta voi hakea monia muitakin eri tapahtumia SharePointissa ja muissa Office 365 palveluissa. Esim. käyttöoikeusmuutosten ajankohdat.
  • Active sites -listaus löytyy uudesta SharePoint Admin -keskuksesta.
    • Active Sitesin listauksesta löytyvät sekä klassiset SharePoint-sivut että uudentyyppiset Office 365 Groups -pohjaiset sivustot. Sen avulla voi tutkia esim. aktiivisimpia ja käyttämättömiä sivustoja. 
    • Active Sitesissa voi laatia myös omia näkymiä.

 SharePoint-sivustojen raportit

Klassisen sivuston käyttöasteen seuranta ja hakuraportit
  • Asetukset -> Site settings -> Popularity and search reports 
    • Usage  (päivittäiset tai kuukausittaiset sivuston käyttömäärät)
    • Top queries by month kertoo, mitkä ovat kuukauden suosituimpia hakuja. Näiden hakusanojen tulokset kannattaa käydä läpi ja analysoinnin jälkeen tehdä tarvittavat toimenpiteet. Esim. nostaa ylimmäksi tärkeimpiä tuloksia Query rule-sääntöjen avulla
    • No result queries by month kertoo, mitkä haut eivät palauta lainkaan tuloksia. Voimme sitten tutkia miksi relevantteja tuloksia ei löydy ja tehdä esim. synonyymisäännön Query rule asetusten avulla.
    • Abandoned queries by month kertoo, millä hakusanalla haettuja tuloksia ei ole klikattu kertaakaan auki.
  • Jokaisesta klassisen sivuston kirjastosta on saatavissa raportti, joka kertoo suosituimmat tiedostot/sivut tai yksittäisen tiedoston katselukerrat. Mene:
    • Suosituimmat tiedostot: Kirjastonäkymä -> Library - välilehti -> ”Most Popular items”
    • Tiedoston katselukerrat: Valitse tiedosto listasta -> Files – välilehti -> ”Popularity trends”
    • Mikäli yllä olevia toimintoja ei voi valita eli ne ovat ”harmaana”, ei raportointiominaisuutta ole kytketty päälle. Kytke se päälle seuraavasti:
      • -> Ratas -> Site settings -> Site collection features ->  aktivoi Reporting-ominaisuus
Modernin SharePoint-sivuston käyttöraportit
  • Modernin sivuston raporteista voidaan seurata sivuston- ja sen kirjastojen käyttöastetta monipuolisemmin kuin aikaisemmin. Hakuraportteja tai yksittäisen kirjaston suosituimpia kohteita ei ole tarjolla.
  • Käyttöraportit löytyvät seuraavaksi:
    • Ratas -> Site usage tai
    • Ratas -> Site contents -> Site usage
  •  Tiedot seuraavasti:
    • Sivuston yhteenlasketut katselukerrat 90 pv - 30 pv - 7 pv
    • Sivuston kävijämäärä 90 pv - 30 pv - 7 pv
    • Top 10 yksittäiset dokumentit, joilla eniten katsojia
    • Top 10 dokumentit, joilla eniten katselukertoja viimeisen 2 viikon ajalta
    • Sivuston Dokumentit, jotka on jaettu ulkoisten käyttäjien kanssa

 

Lisätapoja käytön seurantaan

Käyttöä voi seurata myös muilla työkaluilla. Näitä ovat mm.

  •  PowerBI ja PowerBI Usage Analytics -räätälöidyt raportit
  • Google Analytics. On mahdollista asentaa sekä klassisille että moderneille SharePoint-sivustoille.
  • Audit log -tietokannassa ovat kaikkien käyttäjien kaikki toiminnot. Tähän on olemassa rajapinta, josta voi nostaa räätälöityjä raportteja SharePointiin.
  • Tietokannasta voidaan nostaa monenlaisia custom-käyttäjäraportteja intranetiin. Esim. suosituimmat tapahtumat tai listan kohteet.

 Lisätietoja raporteista:

Office 365 Reports in the Admin Center - SharePoint site usage

View usage data for your SharePoint site

Search the audit log in the Office 365 Security & Compliance Center

View Popularity Trends and Most Popular Items

 

Seuraava webinaari 27.3. käsittelee Office 365 -kustomointeja.

ILMOITTAUDU TÄSTÄ!

 

 

Kirsi Karhula

kirsi.karhula@hiq.fi
Projektipäällikkö

Haluatko meille töihin?

Olemme digitaalisen ajan käsityölaisiä ja suhtaudumme työhömme intohimolla. Meillä pääset toteuttamaan upeita projekteja Suomen suurimmille yrityksille sekä luomaan kokonaan uusia, markkinoita muuttavia palveluita. Töihin HiQ:lle? HiQ kasvaa ja etsimme aktiivisesti joukkoomme uusia osaajia!

Ota yhteyttä!