ONNISTUNEEN OFFICE 365 -JALKAUTUKSEN 10 VAIHETTA

Ollaanko organisaatiossasi ottamassa käyttöön uusia Office 365 -työkaluja lähiaikoina? Onko intranet uudistumassa tai viedäänkö tiimien ja projektien työskentelyä Microsoft Teamseihin? Pitäisikö Skype for Businessin käyttöä tehostaa?

Office 365 -palvelujen käyttöönotto on toiminnan ja ajattelutapojen muutoshanke, jolla tavoitellaan tehokkuutta ja mielekästä työntekijäkokemusta. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.

Tässä muutoshankkeen 10 vaihetta, jotka on hyvä kirjata muutosjohtamisen suunnitelmaan ja kääntää sitä kautta konkretiaksi.

1. Visio ja tavoitteet

Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet: Mitkä ovat konkreettiset, uusien työvälineiden mukanaan tuomat hyödyt?Miten muutos saadaan myytyä koko henkilöstölle? Mitkä ovat ne mitattavat tavoitteet, joihin pyritään?

2. Hallintamalli

Suunnittele hallintamallissa ainakin vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Usein kehittämisprojektin aikainen vastuunjako esimerkiksi IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä, mutta projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.

3. Lähettiläät

Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa? Tai se, joka jaksaa aina muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota heitä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn. Uskon, että he innostuvat myös Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä.

4. Johtaminen ja viestintä

Koko hommassahan on kyse johtamisesta ja siitä, miten ihmiset innostetaan mukaan. Viestintä tukee muutosta koko ajan: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö alusta alkaen ajan tasalla siitä, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.

5. Sisällöntuotanto

Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva asia. Uudessa intranetissä pitää olla niin houkuttelevaa ja tarpeellista sisältöä, että kaikki janoavat pääsyä sen äärelle. Sisällöntuotannon organisointi tarkoittaa käytännössä resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko mahtavalle sisällöntuottajien joukolle.

6. Materiaalit

Lanseerausvideo, ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, esitysmateriaalit eri tapahtumiin ym. materiaalit houkuttelevat kaikki käyttäjät uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa materiaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!

7. Minimimalli

Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos ollaan ottamassa käyttöön esimerkiksi Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin. Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti.

8. Tuki erilaisille käyttäjille

Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät O365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat? Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tuki- ja promosessiot tai koulutukset voivat olla tarpeen.

9. Oppiminen

Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!

10. Seuranta ja kehittäminen

Päästiinkö niihin tavoitteisiin, jotka alunperin asetettiin? Vähenikö sähköposti? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?

**

Jos kaipaat kumppania Office 365 -palvelujen käyttöönottoon, muutosjohtamiseen tai tietotyön kehittämiseen, lue lisää HiQ:n palveluista: HiQ Elevate Office 365 -ratkaisut