Search:

MODERNIT SHAREPOINT-TYÖTILAT JA TEAMS SUJUVASTI KLASSISTEN TILALLE

Modernit SharePoint-työtilat ja Teams sujuvasti klassisten tilalle

HiQ järjesti taannoin webinaarin modernien työtilojen ja Teamsin hallitusta käyttöönotosta. Webinaari herätti sen verran kiinnostusta, että kokoamme sen pääpointit tähän blogikirjoitukseen erityisesti siltä kannalta, miten klassisista SharePoint Online -työtiloista voidaan siirtyä sujuvasti moderneihin.

SharePointin modernin Team Siten taustalla on Office 365 Group, jonka avulla hallitaan muun muassa käyttöoikeuksia. Jokaisen Microsoft Teamsin taustalla on myös Office 365 Group ja SharePointin moderni Team Site (käytämme jatkossa termiä työtila). Näin ollen klassisten työtilojen modernisointi mahdollistaa myös kätevän siirtymän Teamsiin.

Tässä karkeasti etenemisaskeleet, jos haluat siirtyä sujuvasti klassista SharePoint Online -työtiloista modernien kollaboraatiopalvelujen maailmaan: 

1. Tavoitteiden asettaminen: Miksi ottaa modernit tiimityövälineet käyttöön? 


 Yleisimpiä syitä ovat: 

  • Teams ja modernit työtilat ovat merkittävästi mobiiliystävällisempiä kuin klassiset.
  • Käyttöoikeuksien hallinta Office 365 Groupsien avulla antaa mahdollisuuden yhdistää muut O365-työkalut saman tiimin käyttöön.
  • Teams kokoaa yhden käyttöliittymän alle tiimin keskustelut, kokoukset, muistiot, dokumenttienhallinnan,
  • Plannerin, PowerBI:n, Streamin ja muut tarpeelliset työkalut.
  • Modernien työtilojen ulkoasu on miellyttävä ja käyttökokemus hyvä. Tarjolla on esimerkiksi monipuolinen valikoima helppokäyttöisiä webosia.

2.  Hallintamallin ja jalkautuksen suunnittelu 

Ennen modernisointia on hyvä miettiä, millaista tiimityön halutaan jatkossa olevan. Käytetäänkö käyttöliittymänä SharePointin modernia työtilaa, Teamsiä vai molempia? Miten uusia kollaboraatiotyökaluja tilataan tai perustetaan? Kuka hallitsee käyttöoikeuksia? Mistä kaikki käyttäjät saavat tarvitsemansa tuen? Kun nämä asiat ovat selvillä, niistä kannattaa viestiä koko organisaatiolle, erityisesti nykyisten työtilojen omistajille. 


3.  Selvitys nykyisten työtilojen sisällöistä ja toiminnoista 


Modernit sivustot eivät tue kustomointeja eivätkä alisivustoja, mutta sellaisten olemassaolo klassisella puolella ei estä modernisointia. Kustomointien ja alisivustojen kohtalo täytyy kuitenkin suunnitella huolella etukäteen. Lisäksi käyttöoikeuksien osalta on selvitettävä, onko työtilojen käyttöoikeuksia katkottu tai onko työtiloissa käytössä vierailijaoikeuksia. Nämä ovat klassisen SharePointin tapoja käyttöoikeuksien hallintaan, kun taas O365 Groupissa kaikki ovat aktiivisia sisällönmuokkaajia.  


4. Hub site -suunnittelu ja toteutus 

Moderneja sivustoja voidaan niputtaa kokonaisuuksiksi SharePointin hubisivustojen avulla. Esimerkiksi projektien työtilat voidaan koota omaan hubisivustoon ja pysyvien tiimien työtilat omaansa. Työtiloja voi lisätä tai poistaa joustavasti ja ne saavat automaattisesti saman ulkoasun ja navigaation.

5. Työtilojen tekninen modernisointi ja Teamsien perustaminen  

Klassisesta työtilasta tehdään Groupify-toiminnolla Office 365 Group ja työtilan ulkoasu modernisoidaan. Kun tämä on tehty, saman Office 365 Groupin ympärille on mahdollista perustaa Teams ja hyödyntää sujuvasti yhden käyttöliittymän kautta muita O365-palveluja. 


6. Viestintä ja tuki 


Koko prosessin ajan käyttäjät janoavat tietoa muutoksesta ja tarvitsevat tukea uusien tiimityövälineiden käyttöön.

Nora Lindahl ja Aki Stenman

***


Tarvitsetko tukea muutoksen teknisessä toteutuksessa tai uusien työkalujen jalkautuksessa?

Ota yhteyttä! 

Seuraava HiQ:n webinaari järjestetään keskiviikkona 31.10.2018 klo 14.30–15. Webinaarin aiheena on

PowerApps: Mitä sillä voi tehdä ja miten?

Nora Lindahl

nora.lindahl@hiq.fi
O365 Specialist & Solution Architect

Haluatko meille töihin?

Olemme digitaalisen ajan käsityölaisiä ja suhtaudumme työhömme intohimolla. Meillä pääset toteuttamaan upeita projekteja Suomen suurimmille yrityksille sekä luomaan kokonaan uusia, markkinoita muuttavia palveluita. Töihin HiQ:lle? HiQ kasvaa ja etsimme aktiivisesti joukkoomme uusia osaajia!

Ota yhteyttä!