Search:

TEHDÄÄN SE TIETOKONEELLA!

Prosessien automaatiota integraation keinoin

Tehdään se tietokoneella!

Perinteisessä dataintegraatiossa integraatio toimii tulkkina ja postimiehenä järjestelmien välillä: järjestelmät saatetaan yhteen ja ne voivat vaihtaa tietoa molempien ymmärtämässä muodossa. Järjestelmäintegraatiossa hallitaan järjestelmiä koko yrityksen tasolla, mutta pysytellään edelleen järjestelmätasolla: Mitä tietoja järjestelmistä pitää kuljettaa toisiin järjestelmiin, jotta ihmiset voivat tehdä työnsä? Kun ajattelussa siirrytään katsomaan kokonaisuutta vielä korkeammalla tasolla, aletaan puhua prosessi-integraatiosta tai liiketoimintaprosessien automaatiosta (BPA).

quote2.png

Prosessiautomaatiossa ratkaisun miettiminen alkaa käyttötapauksesta: Mikä on tavoite? Ketkä ovat käyttäjiä? Mitä järjestelmiä he käyttävät ja missä vaiheessa? Voiko ihmisten tekemisiä korvata automaatiolla? Onko prosessissa tiettyjä kohtia, joissa vaaditaan (lain puitteissa tai muuten) ihmisen väliintuloa? Kuinka usein prosessi suoritetaan ja mikä sen käynnistää? Automaatio vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja prosessit nopeutuvat, kun turha käyttäjien reagoinnin odottelu jää pois. Samalla työntekijät vapautuvat tekemään tuottavampia tehtäviä tylsän manuaalisen työn sijaan.

Prosessikuva3.png

Frends-integraatioalustalla prosessi piirretään BPMN-notaatiolla. Jokainen elementti tekee yhden toiminnon kuten esimerkiksi loogisen päättelyn tai kutsuu aliprosessia, missä on lisää toiminnallisuutta.

Otetaan esimerkki tosielämästä: kaikkien ihmisten täytyy syödä, ja kylläinen työntekijä on usein mukavampi kuin nälkäinen. Tästä syystä monet työpaikat tarjoavat sopimusruokailua toimistotalojen ravintoloissa, missä ruokailun voi maksaa kulkukortilla ja lounaan omavastuuosuus vähennetään suoraan palkasta. Ennen automaatiota firman controller on saanut laskun lounasravintolasta sähköpostiinsa kerran kuussa ja nakutellut kiltisti käsin kaikki kuukauden ruokailut palkanmaksujärjestelmään.  Puuha on hidasta, ja virheiden mahdollisuus on ilmeinen (etenkin jos controllerilla on jäänyt lounas väliin ja verensokeri on alhaalla).

Triggering.pngProsessi käynnistetään triggeröimällä. Vaihtoehtoisia triggereitä löytyy useita erilaisia. Prosessiin voi lisätä kommentteja selventämään toiminnallisuutta samaan tapaan kuin tutuissa ohjelmointikielissä.

Koska sopimusruokalassa maksetaan kulkukortilla, voi kulunvalvontajärjestelmästä saada laskun erittelynä tulevan raportin työntekijöiden nimistä sekä lounaiden lukumääristä päivämäärineen sovitussa muodossa. Controllerin sijaan sen voi vastaanottaa integraatio. Modernimmassa liiketoimintakeskuksessa saattaisi olla tarjolla jopa API-rajapinta, mistä laskun liitettä voisi kysellä, mutta perinteisemmätkin vaihtoehdot kuten sähköpostien liitteet voidaan käsitellä automaattisesti ilman välissä häslääviä ihmisiä. Integraatiossa laskun liite käydään läpi, ja jokaiselle työntekijän tiedot rikastetaan yrityksen käyttäjätietokannasta, jotta jokainen lounasruokailija voidaan täsmäyttää palkanmaksujärjestelmässä oikein. Rikastettu data viedään palkanmaksujärjestelmän rajapintaan ja lounasruokailut päätyvät palkkakuitille automaattisesti ja ennalta määriteltyjen kaavojen mukaan laskettuina. Ihmistä tarvitaan prosessissa vain virheitä aiheuttavissa erikoistapauksissa. Esimerkki virhetapauksesta voisi olla kesken kuuta päättynyt työsuhde ja työntekijän passivointi käyttäjätietokannassa.

Loop.pngProsessiin voi lisätä silmukkarakenteita kuten ohjelmoinnissa. Tämä mahdollistaa sisääntulevan aineiston läpikäynnin rivi kerrallaan.

Vastaavia jokaisessa yrityksessä käytössä olevia prosesseja ovat muunmuassa uuden työntekijän luonti sekä nyt GDPR-aikana entistä tärkeämmäksi tuleva lähteneen työntekijän poisto järjestelmistä. Taloushallinnossa on ylipäätään paljon automatisoitavaa. Näiden lisäksi kaikilta aloilta löytyy liiketoimintaspesifejä prosesseja, joiden automatisoinnilla yritykset voivat tehostaa toimintaansa.

Hyvä integraatioalusta tukee prosessiautomaatiota: se näyttää prosessit visuaalisesti ymmärrettävässä muodossa, tukee keksitettyä monitorointia ja mahdollistaa liiketoiminnalle tärkeiden tietojen helpon seurannan. Frends-integraatioalusta on rakennettu liiketoiminnan tarpeet huomioiden: se käyttää prosesseissaan BPMN-notaatiota, ajojen onnistumista on helppo seurata käyttöliittymästä ja monitorointiin voi rakentaa liiketoimintaa tukevaa seurantaa ja hälytyksiä. Prosessien ajohistoriasta on helppoa tutkia virheiden syitä, koska prosessikaavio ilmoittaa selkeästi, missä vaiheessa ja millaisilla arvoilla virhe on tapahtunut. Lisäksi kehittäjät sekä liiketoiminnan edustajat voivat toimia samassa käyttöliittymässä erilaisten käyttäjäoikeuksien turvin.

errorhandling.pngProsessiautomaatiossa virheenkäsittely on tärkeässä roolissa. Frendsissä virheenkäsittelyyn voi rakentaa monimutkaisiakin käsittelyjä. Kun lopussa heitetään virhe, päättyy prosessikin virheeseen, ja kyseinen ajo on helppoa löytää käyttöliittymän kautta tarkempaa vianmääritystä varten.

Liiketoimintaprosessien automatisointi (BPA) saattaa järjestelmät yhteen prosessitasolla automatisoiden yksittäisiä työvaiheita ja loogisia päättelyitä. Se mahdollistaa B2B-integraatiot ja koko prosessin monitoroinnin liiketoiminnan vaatimalla tarkkuudella vähentäen kuluja sekä työn määrässä että käytetyssä kalenteriajassa luoden samalla parempaa ja tasaisempaa laatua ilman inhimillisiä virheitä.

 

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Minttu Mustonen

minttu.mustonen@hiq.fi
Minttu Mustonen uskoo loistaviin integraatioihin, yhdessä tekemiseen ja positiivisen ajattelun voimaan

Haluatko meille töihin?

Olemme digitaalisen ajan käsityölaisiä ja suhtaudumme työhömme intohimolla. Meillä pääset toteuttamaan upeita projekteja Suomen suurimmille yrityksille sekä luomaan kokonaan uusia, markkinoita muuttavia palveluita. Töihin HiQ:lle? HiQ kasvaa ja etsimme aktiivisesti joukkoomme uusia osaajia!

Ota yhteyttä!